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Bedienungsanleitung Wirecard Checkout Automated

Die folgenden Kapitel beschreiben die Bedienung von Wirecard Checkout Automated zum Einreichen und Verrechnen von Zahlungen auf Basis von Kreditkarten, SEPA Lastschrift, sowie Gutschriften und wiederkehrenden Zahlungen als Folgeoperationen.

Zahlungen auf Basis von Kreditkarten, SEPA Lastschrift und Gutschriften

Zum Einreichen und Verrechnen von Zahlungen muss zuerst eine Transaktionsdatei erstellt werden, die alle notwendigen Zahlungs- und Auftragsdaten für eine beliebige Anzahl von Zahlungen enthält:

Schritt 1: Erstellen einer Transaktionsdatei

  • Alle Daten werden entweder in eine Excel-Datei oder mit jedem beliebigen Texteditor in eine Text-Datei eingegeben. Wenn Excel zur Erzeugung der Transaktionsdatei verwendet wird, muss die Datei in eine Tab-getrennte Datei umgewandelt werden, da sie sonst nicht hochgeladen werden kann.
  • Sowohl Kreditkarten- und SEPA-Zahlungen sowie Gutschriften können in der gleichen Transaktionsdatei erfasst werden.
  • Eine Gutschrift kann nur auf eine bereits genehmigte und abgebuchte Zahlung ausgestellt werden.
  • Es können beliebig viele Zahlungen in einer Transaktionsdatei eingereicht werden. Die Datensätze werden untereinander in die Datei geschrieben.
  • Bei der Erstellung sind folgende Formatanforderungen für Transaktionsdateien zu berücksichtigen.
  • Beispiel Transaktionsdatei veranschaulicht einer Excel-Datei zum Upload nach Wirecard Checkout Automated.

Schritt 2: Konvertieren einer Excel-Datei in eine Text-Datei

Da die Text-Datei für das Hochladen bestimmte Aufbaukriterien erfüllen muss, ist jede Excel-Datei in eine Tab-getrennte Text-Datei (.txt) umzuwandeln.

  • Auswählen eines Ordners zum Speichern der Transaktionsdatei. Die Transaktionsdatei kann auch auf einem Netzlaufwerk gespeichert werden.
  • Es wird empfohlen, den ursprünglichen Dateinamen beizubehalten. Für die Erstellung der Transaktionsdatei sind die jeweiligen Namenskonventionen für Transaktionsdateien zu berücksichtigen.
  • Die erzeugte Text-Datei kann mit jedem beliebigen Text-Editor geöffnet werden.
  • Jede Zeile in der Transaktionsdatei wird verarbeitet, sofern die Struktur jeder Zeile und die Spaltenanzahl in der ursprünglichen Datei korrekt waren.

Schritt 3: Einloggen

Folgende Schritte sind zum Einloggen in Wirecard Checkout Automated zu befolgen.

  • Benutzernamen und Passwort eingeben → auf “Anmelden” klicken.

Das Passwort muss folgende Kriterien erfüllen: Es muss zumindest acht Zeichen lang sein, zumindest eine Ziffer beinhalten und darf keine deutschen oder englischen Wörter wie z. B. “hans1234” oder “h12an34s” enthalten. Als Sicherheitsgründen ist das Passwort alle 90 Tage zu ändern.

Beim ersten Login erscheint die Aufforderung, das Passwort zu ändern. Der Login kann nur abgeschlossen werden, wenn das Passwort zuvor erfolgreich geändert wurde. Wenn der gleiche Benutzer schon vorher eingeloggt war, ist keine Änderung des Passwortes notwendig.

  • Nach erfolgtem Login erscheint eine Zusammenfassung der Login-Daten → auf “Weiter” klicken.

Schritt 4: Transaktionsdatei hochladen

Nach einem erfolgreichen Login erscheint die Wirecard Checkout Automated Web-Oberfläche.

Die Web-Oberfläche ist viergeteilt. Die einzelnen Bereiche sind nummeriert und erfüllen spezifische Funktionen.

Bereich (1) "Transaktionsdatei übermitteln"

Dieser Bereich dient zur Auswahl der Transaktionsdateien, die für das Hochladen vorgesehen sind.

Zur Übermittlung der Transaktionsdatei sind folgende Schritte zu befolgen:

  • Die für das Hochladen bestimmte Datei suchen → gewünschte Datei auswählen → auf Dateinamen doppelklicken.
  • Der Pfad zur ausgewählten Transaktionsdatei wird im Feld “Lokale Datei” angezeigt.
  • Schaltfläche “Upload” klicken. Die Datei wird übertragen und zur weiteren automatischen Bearbeitung in eine Warteschlange gestellt.
  • Falls mehrere Dateien mit dem gleichen Namen zum Hochladen ausgewählt wurden, erscheint eine Fehlermeldung. Ein Überblick über alle Fehlermeldungen findet sich unter Status- und Fehlermeldungen.

Die Transaktionsdatei wird abgelehnt, wenn die Datei nicht den festgelegten Formatanforderungen entspricht. Wenn die Transaktionsdatei abgelehnt wird, kann keine einzige Transaktion durchgeführt werden. In diesem Fall müssen die Werte in der Datei auf Richtigkeit überprüft, eine neue Transaktionsdatei erzeugt und für die Verrechnung hochgeladen werden.

Bereich (2) "Noch nicht bearbeitete Dateien"

In diesem Bereich werden die hochgeladenen Dateien in der Warteschlange angezeigt.

  • Wenn die Transaktionsdatei die erste innerhalb der Warteschlange ist, wird die Datei sofort bearbeitet.
  • Die Verarbeitung der Datei wird fortgesetzt, auch wenn Wirecard Checkout Automated oder der Browser nach dem Upload geschlossen wurden.
  • Dateien, die sich im Bereich (2) befinden, können noch immer durch Klick auf die Schaltfläche gelöscht werden. Allerdings erfolgt die Verarbeitung sehr schnell und die Dateien wechseln sehr rasch in den Bereich (3), womit ein Löschen nicht mehr möglich ist.

Bereich (3) "Datei in Bearbeitung"

In diesem Bereich werden die gerade bearbeiteten Dateien angezeigt, d.h. die Zahlungen werden nach und nach abgearbeitet.

  • Anschließend wird eine Ergebnisdatei mit den für die Zahlungen erhaltenen Autorisierungscodes und gegebenenfalls Fehlermeldungen erzeugt. Ein Überblick über alle Fehlermeldungen findet sich unter Status- und Fehlermeldungen.

Bereich (4) "Ergebnis-Dateien herunterladen"

In diesem Bereich wird die Ergebnisdatei angezeigt, welche den gleichen Namen hat wie die Transaktionsdatei.

Zum Herunterladen der Ergebnisdateien sind folgende Schritte zu befolgen:

  • “Statistik” → “Fehler” beachten. Im Falle eines Fehlers, kann keine Verarbeitung der Transaktion(en) erfolgen.
  • Zum Speichern der Ergebnisdatei auf das Icon klicken.
  • Ein Fenster öffnet sich. Die Datei wird heruntergeladen → Ordner auswählen, in den die Ergebnisdatei gespeichert werden soll.
  • Die Transaktionen können als Tab-getrennte Text-Dateien heruntergeladen, in eine Excel-Datei umgewandelt und ausgewertet werden.

Die Dateiformate für Ergebnisdateien ähneln im Aufbau den Transaktionsdateien, jedoch enthalten Ergebnisdateien keine Spaltenüberschriften.

Aus Sicherheitsgründen werden alle Ergebnisdateien nach 21 Tagen gelöscht. Es wird dringend empfohlen, die Ergebnisdateien nach erfolgter Verarbeitung umgehend zu speichern.

Beispiel Ergebnisdatei veranschaulicht ein Beispiel einer heruntergeladenen Ergebnisdatei.

Add-on für wiederkehrende Zahlungen

Bei Verwendung des Add-ons für wiederkehrende Zahlungen können Händler wiederkehrende Zahlungen durchführen, z.B. für Abos auf Basis einer bestimmten Kreditkartennummer, sofern nur eine Zahlung im Payment Center existiert, die mit dieser Kartennummer durchgeführt worden ist. Bei dieser Zahlung muss es sich nicht um eine Buchung oder abgerechnete Zahlung handeln, es genügt auch eine Genehmigung.

  • Diese Funktion wird für jeden Händler individuell eingerichtet und freigeschaltet. Nach erfolgter Freischaltung können beliebig viele wiederkehrende Zahlungen mit Wirecard Checkout Automated ausgeführt werden, wobei die ursprünglichen Zahlungsdaten nicht erneut übergeben werden müssen.
  • Als Voraussetzung für den Einsatz des Add-ons muss eine Lizenzierung sowie eine Konfiguration und Aktivierung des Add-ons für den betreffenden Händler erfolgen.
  • Um eine wiederkehrende Zahlung basierend auf einer bestimmten Zahlungsnummer durchzuführen, wird in der Transaktionsdatei eine Zeile eingefügt. Diese Zeile muss gewisse strukturelle Anforderungen erfüllen, die in Dateiformate für Ergebnisdateien beschrieben sind.

Beispiel einer wiederkehrende Zahlungen (6 Spalten)

Zahlungsnummer ALT Währung Betrag Vorname Nachname Zahlungsnummer NEU
1234567 EUR 102,15 Max Mustermann 17

Solch eine Zeile in einer Transaktionsdatei bewirkt, dass eine Zahlung mit den Zahlungsdaten der ursprünglichen Zahlung 1234567 (Kreditkartennummer, Ablaufdatum im Fall einer Kreditkartenzahlung; Kontendaten im Falle einer Zahlung über Lastschrift) durchführt. Die Zahlung beträgt 102,15 EUR und Herr Max Mustermann ist der Kunde. Wenn die Transaktion autorisiert wird, bekommt sie die Zahlungsnummer 17 oder eine automatisch vom System vergebene Nummer.

Die Zahlung für die ursprüngliche Auftragsnummer darf für Kreditkartenzahlungen nicht älter als 400 Tage sein.

Zur Einrichtung und Freischaltung dieser Funktion kontaktieren Sie bitte unsere sales teams.

Namenskonventionen für Transaktionsdateien

Als Namen für Transaktionsdateien sind alle Zeichenkombinationen erlaubt, die aus folgenden Zeichen bestehen: A-Z, a-z, 0-9, äöüß, ÄÖÜ, Bindestrich, Underscore, Punkt, Leerzeichen.

  1. Die maximale Anzahl an Zeichen für den Dateinamen (inklusive Datei-Endung) ist 255.
  2. Der Dateiname muss nicht zwingend eine Dateinamen-Erweiterung beinhalten.
  3. Als Datei-Endung (Dateinamen-Erweiterung) sind dieselben Zeichen wie oben erlaubt.
  4. Die Anzahl der Zeichen für die Datei-Endung, ist beliebig, für Windows sind drei empfohlen.
  5. Es wird empfohlen aussagekräftige Dateinamen zu verwenden, um den Überblick über die Transaktionsdateien und Ergebnisdateien zu behalten.

Es ist zu beachten, dass Dateinamen für Transaktionsdateien systemweit eindeutig sein müssen! D.h. für jede Transaktionsdatei muss ein eigener (eindeutiger) Namen verwendet werden.

Status- und Fehlermeldungen

Folgende Status- und Fehlermeldungen können in Ergebnisdateien auftreten:

Meldung Bedeutung
Zahlung OK Der Betrag wurde genehmigt und mit der Kreditkarten-Gesellschaft verrechnet.
Gutschrift OK Die Gutschrift auf die bereits verrechnete Zahlung wurde erfolgreich ausgestellt und verrechnet.
Kreditkartennummer ungültig Die Kreditkartennummer ist ungültig.
Ablaufdatum ungültig Das Format des Ablaufdatums ist ungültig oder liegt in der Vergangenheit.
Zahlung abgelehnt Im Fall von eingereichten Zahlungen: Die Autorisierung über den angegebenen Betrag wurde von der Kreditkarten-Gesellschaft abgelehnt.
Im Fall von eingereichten Gutschriften: Die Gutschrift über den angegebenen Betrag wurde von der Kreditkarten-Gesellschaft abgelehnt.
Zahlung erfolgreich, Buchung ausstehend Die Zahlung war erfolgreich, aber die Buchung dazu fehlt. Jetzt kann die Transaktion entweder händisch im Payment Center abgebucht werden oder die Transaktion wird über Wirecard Checkout Automated eingereicht (die alte verfällt).

Fehleranalyse

  • Formatfehler

Wenn die hochzulandende Transaktionsdatei nicht das richtige Format besitzt bzw. wenn der Aufbau nicht korrekt ist, erscheint eine Fehlermeldung:

Überprüfen Sie in diesem Fall Ihre Excel-Datei auf unnötige Spalten. Es genügt bereits, ein Leerzeichen in eine Spalte zu geben, um die Spaltenanzahl (unbeabsichtigt) zu erhöhen. Alternativ können Sie die Transaktionsdatei auch in einem besseren Texteditor z.B. Notepad öffnen und die Anzeige nicht sichtbarer Zeichen einschalten.

  • Statistikanzeige
Anzeige Bedeutung
Gesamt Der hier angegebene Wert sagt aus, wie viele Transaktionen Wirecard Checkout Automated durchgeführt hat. Am Ende jeder Transaktionsdatei wird automatisch ein Tagesabschluss durchgeführt, daher ist die Anzahl der abgewickelten Transaktionen stets um 1 größer als die eingereichten Transaktionen.
Fehler Wirecard Checkout Automated liefert für jede abgewickelte Zahlung oder Gutschrift Fehler zurück, wenn aus irgendeinem Grund die Zahlung oder die Gutschrift abgelehnt worden ist. Wirecard Checkout Automated betrachtet Ablehnungen somit als Fehler. Beachten Sie, dass Wirecard Checkout Automated jede Zeile als abzuarbeitende Transaktion interpretiert. Nachdem Wirecard Checkout Automated jedoch Zeilenüberschriften nicht verarbeiten kann, werden diese vom Programm auch nicht als Transaktion abgewickelt.
  • Performance

Wenn der Seitenaufbau des unteren (vierten) Bereiches ungewöhnlich lange dauert, wird empfohlen, die alten Ergebnisdateien zu löschen (Klick auf die Schaltfläche ). Es ist sicherzustellen, dass die Ergebnisdateien zuvor auf dem System gespeichert wurden.

Das System muss dann nicht mehr nach eventuell vorhandenen Ergebnisdateien suchen und zeigt daher den vierten Bereich sofort an.


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